Der Unternehmerverband mit Sitz in Bozen ist eine zentrale Interessenvertretung der Südtiroler Wirtschaft. Er vertritt rund 500 der innovativsten Betriebe des Landes in den Bereichen Industrie und Dienstleistungen. Der Verband vereint Bezirke, Sektionen und Fachgruppen unter einem organisatorischen Dach und fördert aktiv die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaft und Schule.
Als professionell geführte Organisation mit klaren Strukturen übernimmt der Verband eine wichtige koordinierende, unterstützende und verbindende Rolle für seine Mitglieder und Gremien. Effiziente interne Abläufe sind dabei eine wesentliche Grundlage für die erfolgreiche Arbeit des Verbandes.
Zur strukturellen Stärkung der internen Organisation suchen wir eine verantwortungsbewusste und strukturierte Persönlichkeit für das Verbandssekretariat.
Die Aufgaben
In dieser Position übernehmen Sie die selbständige Organisation und Koordination mehrerer interner Aufgabenbereiche. Sie sind die zentrale organisatorische Drehscheibe zwischen Direktion, Bezirken, Sektionen, Gruppen sowie externen Ansprechpartnern und tragen maßgeblich zu reibungslosen Abläufen innerhalb des Verbandes bei. Disziplinär berichten Sie direkt an die Direktion, operativ arbeiten Sie eng mit der Teamleitung Allgemeine Dienste & Verwaltung zusammen. Ziel Ihrer Funktion ist die eigenständige und professionelle Steuerung der organisatorischen Prozesse in den Ihnen zugeordneten Bereichen. Ihre Aufgaben umfassen folgende Tätigkeiten:
- Planung, Koordination und Verwaltung von Terminen
- Organisation von Informationsveranstaltungen
- Vorbereitung, Begleitung und Nachbereitung von internen und externen Meetings
- Empfang und Betreuung von Besucher:innen
- Organisation und administrative Vorbereitung der Sitzungen von Bezirken, Sektionen und Gruppen
- Koordination der Abläufe im Vorfeld sowie strukturierte Nachbereitung
- Sicherstellung transparenter und effizienter Informationsflüsse
- Organisatorische Unterstützung bei Initiativen und Projekten
- Koordination entsprechender Termine und Veranstaltungen
- Vertretung im Direktionssekretariat
- Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben
- Mitarbeit bei Organisation der Großveranstaltungen des Verbandes
- Vertretung im Empfangsbereich (Reception)
- Unterstützung im Facility Management
Sie sorgen dafür, dass interne Prozesse effizient, strukturiert und professionell ablaufen und behalten auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick.
Das ideale Profil
Wir suchen eine organisationsstarke Persönlichkeit mit hoher Eigenverantwortung und Professionalität. Sie verfügen über:
- Eine abgeschlossene Ausbildung (Matura) oder ein abgeschlossenes Studium
- Idealerweise Berufserfahrung im administrativen, organisatorischen oder koordinativen Umfeld
- Ausgeprägtes Organisationstalent sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben parallel strukturiert zu steuern
- Sehr gute Kommunikationsfähigkeit – schriftlich wie mündlich
- Einen souveränen, professionellen Auftritt im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
- Gute EDV-Kenntnisse und sicheren Umgang mit gängigen Office-Anwendungen
- Teamfähigkeit, Diskretion und ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit
- Sehr gute Deutsch- und Italienischkenntnisse, Englischkenntnisse von Vorteil
Sie arbeiten selbständig, vorausschauend und lösungsorientiert. Organisation ist für Sie nicht nur Aufgabe, sondern Anspruch.
Das Unternehmen bietet
- Unbefristetes Arbeitsverhältnis in einer etablierten und angesehenen Institution der Südtiroler Wirtschaft
- Verantwortungsvolle Position mit eigenständigem Aufgabenbereich und Gestaltungsspielraum
- Direkte Zusammenarbeit mit der Direktion sowie mit engagierten Kolleg:innen in Beratung und Verwaltung
- Sichtbare Rolle im organisatorischen Zentrum des Verbandes
- Strukturierte, professionelle Arbeitsumgebung mit klaren Zuständigkeiten
- Eigenes Büro mit Laptop und Telefon
- Flexible Arbeitszeiten
- Attraktives Welfarepaket
- Essensgutscheine
- Parkplatz
Sie übernehmen eine Schlüsselrolle in einer Organisation, die aktiv zur wirtschaftlichen Entwicklung Südtirols beiträgt – in einem Umfeld, das Professionalität, Verlässlichkeit und Zusammenarbeit lebt.